Så bygger vi interna system som folk faktiskt orkar använda
Publicerad 2025-11-15
Många interna system blir krångliga hyllvärmare som ingen orkar logga in i. Här berättar jag hur vi tänker kring UX, struktur och vardagsanvändning när vi bygger verktyg för administration, assistans, bokföring och support.
Nästan alla organisationer har något internt system som “ingen riktigt gillar”.
Det går att logga in, men bara vissa gör det – resten kör vidare i Excel, mail och muntliga
överenskommelser.
När vi bygger interna system i WJI Studio är målet det motsatta: verktyg som folk faktiskt
orkar använda varje dag. Inte för att de måste, utan för att det blir enklare att göra sitt jobb.
Här är några principer vi jobbar efter.
Börja med vardagen – inte med fälten
Det är lätt att börja i fel ände: man radar upp alla fält som borde finnas, alla rapporter
man “kan tänka sig att någon vill ha” och alla regler som systemet borde känna till.
Jag börjar hellre med frågor som:
• Vem gör vad – en vanlig arbetsdag?
• Vilken information saknas oftast när något går fel?
• Vad tar mest tid idag, och vad är mest irriterande?
När vi byggde systemet för 447 Assistans var utgångspunkten inte “vilka tabeller behövs
i databasen”, utan:
• Hur ser en dag ut för koordinatorn?
• Vad behöver assistenten se för att kunna göra sitt jobb lugnt och tryggt?
• Vad måste chefen snabbt kunna få koll på när något händer?
Därifrån växer sedan datamodellen fram – inte tvärtom.
Tydliga startpunkter och dashboards
Ett bra internt system lämnar inte användaren i ett tomt läge.
När du loggar in vill du:
• Se vad som är viktigast just nu.
• Få en känsla för läget, utan att behöva klicka runt.
• Ha ett tydligt “nästa steg”.
I 447 Bokföring Classic handlar det till exempel om:
• Vilka fakturor som förfaller snart.
• Vilka leverantörsfakturor som väntar på att attesteras.
• Om det finns nya meddelanden kopplade till kunder eller fakturor.
Istället för att gömma den informationen inne i listor och filterrubriker lägger vi den i en
tydlig översikt. Det minskar stressen och gör det lättare att prioritera rätt.
Små, konsekventa komponenter
Ett annat sätt att göra systemet mer användbart är att vara konsekvent.
• Samma typ av knappar på samma plats.
• Samma färg för samma typ av status.
• Samma ikon för samma typ av åtgärd.
Det låter självklart, men i många system har varje modul “gjort sin egen grej”.
Resultatet blir att användarna måste lära sig fem olika gränssnitt istället för ett.
I våra projekt försöker vi hålla oss till ett litet antal byggstenar: listor, kort, paneler,
meddelanden. När någon lärt sig hur det fungerar på ett ställe, känns resten automatiskt bekant.
Bygg för verkliga begränsningar
Ett internt system som kräver 100 % disciplin kommer förr eller senare att fallera.
Folk glömmer, blir avbrutna, byter roll, slutar, jobbar deltid.
Därför försöker vi baka in stöd för verkligheten:
• Påminnelser när något är på väg att glömmas bort.
• Små hjälptexter där vi vet att frågor ofta uppstår.
• Loggning som gör det möjligt att se vad som faktiskt hänt.
Det handlar inte om att kontrollera människor, utan om att bygga ett system som hjälper dem att göra sitt jobb – även när dagarna är röriga.
Exempel: från spridda verktyg till samlad bild
Vi ser ofta ungefär samma resa:
1. Allt börjar i mail, Excel och muntliga överenskommelser.
2. Någon sätter upp ett delat dokument, en enkel lista eller ett formulär.
3. Efter ett tag blir listan för lång, och ingen vet vad som gäller.
4. Till slut bestämmer man sig för att samla allt i ett “riktigt” system.
I de lägena är vår uppgift inte bara att bygga verktyget, utan också att:
• Hjälpa till att sortera vad som faktiskt måste in i version 1.0.
• Fånga upp arbetssätt som funkar bra idag – och förstärka dem.
• Göra det enkelt att komma igång, utan stora utbildningspaket.
Hur vi jobbar när vi bygger interna system
När WJI Studio tar fram ett internt system brukar vi:
• Börja med några samtal där vi försöker förstå vardagen och problemen.
• Skissa upp flöden och enklare skärmbilder som vi bollar tillsammans.
• Bygga i mindre etapper, så att ni kan testa i verkligheten under tiden.
• Lägga stor vikt vid förvaltning – vem äger systemet, hur gör vi med förbättringar?
Målet är alltid detsamma: att systemet ska kännas som ett stöd, inte som ännu en sak
att hålla reda på.
Har ni ett internt system idag som ingen riktigt gillar?
Då är det ofta en bra startpunkt för ett samtal.
Det går att logga in, men bara vissa gör det – resten kör vidare i Excel, mail och muntliga
överenskommelser.
När vi bygger interna system i WJI Studio är målet det motsatta: verktyg som folk faktiskt
orkar använda varje dag. Inte för att de måste, utan för att det blir enklare att göra sitt jobb.
Här är några principer vi jobbar efter.
Börja med vardagen – inte med fälten
Det är lätt att börja i fel ände: man radar upp alla fält som borde finnas, alla rapporter
man “kan tänka sig att någon vill ha” och alla regler som systemet borde känna till.
Jag börjar hellre med frågor som:
• Vem gör vad – en vanlig arbetsdag?
• Vilken information saknas oftast när något går fel?
• Vad tar mest tid idag, och vad är mest irriterande?
När vi byggde systemet för 447 Assistans var utgångspunkten inte “vilka tabeller behövs
i databasen”, utan:
• Hur ser en dag ut för koordinatorn?
• Vad behöver assistenten se för att kunna göra sitt jobb lugnt och tryggt?
• Vad måste chefen snabbt kunna få koll på när något händer?
Därifrån växer sedan datamodellen fram – inte tvärtom.
Tydliga startpunkter och dashboards
Ett bra internt system lämnar inte användaren i ett tomt läge.
När du loggar in vill du:
• Se vad som är viktigast just nu.
• Få en känsla för läget, utan att behöva klicka runt.
• Ha ett tydligt “nästa steg”.
I 447 Bokföring Classic handlar det till exempel om:
• Vilka fakturor som förfaller snart.
• Vilka leverantörsfakturor som väntar på att attesteras.
• Om det finns nya meddelanden kopplade till kunder eller fakturor.
Istället för att gömma den informationen inne i listor och filterrubriker lägger vi den i en
tydlig översikt. Det minskar stressen och gör det lättare att prioritera rätt.
Små, konsekventa komponenter
Ett annat sätt att göra systemet mer användbart är att vara konsekvent.
• Samma typ av knappar på samma plats.
• Samma färg för samma typ av status.
• Samma ikon för samma typ av åtgärd.
Det låter självklart, men i många system har varje modul “gjort sin egen grej”.
Resultatet blir att användarna måste lära sig fem olika gränssnitt istället för ett.
I våra projekt försöker vi hålla oss till ett litet antal byggstenar: listor, kort, paneler,
meddelanden. När någon lärt sig hur det fungerar på ett ställe, känns resten automatiskt bekant.
Bygg för verkliga begränsningar
Ett internt system som kräver 100 % disciplin kommer förr eller senare att fallera.
Folk glömmer, blir avbrutna, byter roll, slutar, jobbar deltid.
Därför försöker vi baka in stöd för verkligheten:
• Påminnelser när något är på väg att glömmas bort.
• Små hjälptexter där vi vet att frågor ofta uppstår.
• Loggning som gör det möjligt att se vad som faktiskt hänt.
Det handlar inte om att kontrollera människor, utan om att bygga ett system som hjälper dem att göra sitt jobb – även när dagarna är röriga.
Exempel: från spridda verktyg till samlad bild
Vi ser ofta ungefär samma resa:
1. Allt börjar i mail, Excel och muntliga överenskommelser.
2. Någon sätter upp ett delat dokument, en enkel lista eller ett formulär.
3. Efter ett tag blir listan för lång, och ingen vet vad som gäller.
4. Till slut bestämmer man sig för att samla allt i ett “riktigt” system.
I de lägena är vår uppgift inte bara att bygga verktyget, utan också att:
• Hjälpa till att sortera vad som faktiskt måste in i version 1.0.
• Fånga upp arbetssätt som funkar bra idag – och förstärka dem.
• Göra det enkelt att komma igång, utan stora utbildningspaket.
Hur vi jobbar när vi bygger interna system
När WJI Studio tar fram ett internt system brukar vi:
• Börja med några samtal där vi försöker förstå vardagen och problemen.
• Skissa upp flöden och enklare skärmbilder som vi bollar tillsammans.
• Bygga i mindre etapper, så att ni kan testa i verkligheten under tiden.
• Lägga stor vikt vid förvaltning – vem äger systemet, hur gör vi med förbättringar?
Målet är alltid detsamma: att systemet ska kännas som ett stöd, inte som ännu en sak
att hålla reda på.
Har ni ett internt system idag som ingen riktigt gillar?
Då är det ofta en bra startpunkt för ett samtal.