Checklista för dig som funderar på att beställa ett skräddarsytt system
Publicerad 2025-11-22
Ska du beställa ett nytt internt system eller ett mer avancerat webbprojekt? Här är checklistan jag brukar gå igenom med beställare – från målbild och vardag till budget, integrationer och förvaltning.
Att beställa ett skräddarsytt system är inte som att köpa en vanlig hemsida.
Det blir bra mycket enklare om du som beställare har tänkt igenom ett par saker i förväg.
Den här checklistan är inte till för utvecklare, utan för dig som sitter på
verksamhetssidan: chef, projektledare, koordinator, ekonomiansvarig eller liknande.
Se den som ett underlag – du behöver inte ha perfekta svar, men ju mer du kan fylla i,
desto bättre beslutsunderlag får du.
1. Vad ska systemet lösa – konkret?
Börja inte med tekniken. Börja med problemen.
• Vilka situationer är det som krånglar idag?
• Vad är det som ofta blir fel, eller tar onödigt mycket tid?
• Vem drabbas när det inte funkar – kund, personal, ekonomi?
Försök formulera:
“Idag händer X, Y, Z. Med ett nytt system vill vi att A, B, C ska vara enklare eller säkrare.”
Det räcker långt.
2. Vem ska använda systemet?
Olika roller har helt olika behov.
Försök lista de viktigaste grupperna:
• Kunder
• Administratörer
• Handläggare / koordinatorer
• Chefer / ledning
• Ekonomi / lön
För varje grupp kan du skriva några korta meningar:
• Vad behöver de kunna göra?
• Vilken information behöver de se direkt?
• Hur ofta loggar de troligen in – varje dag, varje vecka, ibland?
3. Vilka system finns runt omkring?
Ett nytt system lever sällan ensam. Fundera på:
• Har ni redan ett ekonomisystem (Fortnox, Visma, annat)?
• Finns det tidrapportering, lönesystem, CRM eller kundregister?
• Ska data skickas mellan systemen – eller räcker det att exportera filer?
Du behöver inte veta exakt hur integrationerna ska funka – men att ha en lista över “system vi vill slippa dubbeljobba i” är guld värt.
4. Måste allt vara med i version 1.0?
En klassisk fälla är att försöka få med allt på en gång.
Istället brukar jag föreslå:
• Lista alla funktioner ni kan komma på.
• Markera vilka som är “måste”, “bör” och “vore trevligt”.
• Fokusera version 1.0 på “måste” + några få ”bör”.
Det är mycket lättare att utvärdera något som faktiskt finns i verkligheten än ett jättedokument med krav.
5. Hur ser budget och tid ut?
Det behöver inte vara på kronan, men det är bra att veta ungefär:
• Vilken nivå är rimlig att investera på 12–24 månaders sikt?
• Är det viktigare att komma igång snabbt, eller att hinna specificera mer?
• Finns det interna deadlines (t.ex. avtal som löper ut, system som ska stängas ner)?
Här kan vi ofta hjälpa till att föreslå olika upplägg:
• Mindre pilot / proof-of-concept.
• En tydlig första version med möjlighet att bygga vidare.
• Ett längre samarbete med löpande utveckling.
6. Vem äger systemet internt?
Det här glöms ofta bort, men är minst lika viktigt som tekniken.
• Vem ansvarar för att systemet används och utvecklas?
• Vem tar emot önskemål från användare?
• Vem fattar beslut när det uppstår prioriteringar?
När det finns en tydlig intern ägare blir kommunikationen med oss som bygger mycket enklare, och systemet får större chans att leva vidare på riktigt.
7. Hur vill ni jobba med oss som leverantör?
Olika organisationer vill jobba på olika sätt:
• En del vill ha täta avstämningar och små steg.
• Andra vill ha mer “paketerade” leveranser några gånger per år.
• Vissa vill ha fast pris på vissa delar, löpande tid på andra.
Det viktiga är att vi pratar igenom det tidigt, så att förväntningarna matchar.
Sammanfattning.
Checklista i kortform:
• Beskriv problemen ni vill lösa – inte bara funktionen ni vill ha.
• Lista vilka roller som ska använda systemet och vad de behöver göra.
• Skriv upp vilka andra system som finns runt omkring.
• Bestäm vad som måste in i version 1.0 och vad som kan vänta.
• Fundera på budget, tidplan och intern systemägare.
• Prata igenom hur ni vill jobba tillsammans med leverantören.
Om du vill kan du använda den här listan rakt av som underlag och skicka den till mig –
så har vi en bra start för första samtalet kring ert projekt.
Det blir bra mycket enklare om du som beställare har tänkt igenom ett par saker i förväg.
Den här checklistan är inte till för utvecklare, utan för dig som sitter på
verksamhetssidan: chef, projektledare, koordinator, ekonomiansvarig eller liknande.
Se den som ett underlag – du behöver inte ha perfekta svar, men ju mer du kan fylla i,
desto bättre beslutsunderlag får du.
1. Vad ska systemet lösa – konkret?
Börja inte med tekniken. Börja med problemen.
• Vilka situationer är det som krånglar idag?
• Vad är det som ofta blir fel, eller tar onödigt mycket tid?
• Vem drabbas när det inte funkar – kund, personal, ekonomi?
Försök formulera:
“Idag händer X, Y, Z. Med ett nytt system vill vi att A, B, C ska vara enklare eller säkrare.”
Det räcker långt.
2. Vem ska använda systemet?
Olika roller har helt olika behov.
Försök lista de viktigaste grupperna:
• Kunder
• Administratörer
• Handläggare / koordinatorer
• Chefer / ledning
• Ekonomi / lön
För varje grupp kan du skriva några korta meningar:
• Vad behöver de kunna göra?
• Vilken information behöver de se direkt?
• Hur ofta loggar de troligen in – varje dag, varje vecka, ibland?
3. Vilka system finns runt omkring?
Ett nytt system lever sällan ensam. Fundera på:
• Har ni redan ett ekonomisystem (Fortnox, Visma, annat)?
• Finns det tidrapportering, lönesystem, CRM eller kundregister?
• Ska data skickas mellan systemen – eller räcker det att exportera filer?
Du behöver inte veta exakt hur integrationerna ska funka – men att ha en lista över “system vi vill slippa dubbeljobba i” är guld värt.
4. Måste allt vara med i version 1.0?
En klassisk fälla är att försöka få med allt på en gång.
Istället brukar jag föreslå:
• Lista alla funktioner ni kan komma på.
• Markera vilka som är “måste”, “bör” och “vore trevligt”.
• Fokusera version 1.0 på “måste” + några få ”bör”.
Det är mycket lättare att utvärdera något som faktiskt finns i verkligheten än ett jättedokument med krav.
5. Hur ser budget och tid ut?
Det behöver inte vara på kronan, men det är bra att veta ungefär:
• Vilken nivå är rimlig att investera på 12–24 månaders sikt?
• Är det viktigare att komma igång snabbt, eller att hinna specificera mer?
• Finns det interna deadlines (t.ex. avtal som löper ut, system som ska stängas ner)?
Här kan vi ofta hjälpa till att föreslå olika upplägg:
• Mindre pilot / proof-of-concept.
• En tydlig första version med möjlighet att bygga vidare.
• Ett längre samarbete med löpande utveckling.
6. Vem äger systemet internt?
Det här glöms ofta bort, men är minst lika viktigt som tekniken.
• Vem ansvarar för att systemet används och utvecklas?
• Vem tar emot önskemål från användare?
• Vem fattar beslut när det uppstår prioriteringar?
När det finns en tydlig intern ägare blir kommunikationen med oss som bygger mycket enklare, och systemet får större chans att leva vidare på riktigt.
7. Hur vill ni jobba med oss som leverantör?
Olika organisationer vill jobba på olika sätt:
• En del vill ha täta avstämningar och små steg.
• Andra vill ha mer “paketerade” leveranser några gånger per år.
• Vissa vill ha fast pris på vissa delar, löpande tid på andra.
Det viktiga är att vi pratar igenom det tidigt, så att förväntningarna matchar.
Sammanfattning.
Checklista i kortform:
• Beskriv problemen ni vill lösa – inte bara funktionen ni vill ha.
• Lista vilka roller som ska använda systemet och vad de behöver göra.
• Skriv upp vilka andra system som finns runt omkring.
• Bestäm vad som måste in i version 1.0 och vad som kan vänta.
• Fundera på budget, tidplan och intern systemägare.
• Prata igenom hur ni vill jobba tillsammans med leverantören.
Om du vill kan du använda den här listan rakt av som underlag och skicka den till mig –
så har vi en bra start för första samtalet kring ert projekt.